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Como preparar, organizar e dirigir uma

Assembleia Ordinária de Lions Clube

PDG ANTONIO DOMINGOS ANDRIANI

            A assembleia ordinária de um Lions Clube também deve primar pela observância do protocolo .   Este, se observado, servirá não apenas para aprimorar a prática leonística como, também, para fazer com que a reunião transcorra de forma ágil e num clima agradável e de elevado grau de companheirismo.

            Comento abaixo, com o intuito único de colaborar, aquilo que, no meu modesto entendimento, deve ser o desenvolvimento de uma assembleia ordinária do Clube.

            Ato 1.º:  No horário estabelecido o Presidente ou a Presidente bate o sino.

            Comentário:  Os associados do Clube devem fazer o possível e comparecer no local da reunião cerca de dez minutos antes do horário marcado para seu início.  Horário foi feito para ser cumprido.  É preciso acabar com o péssimo costume de se marcar uma reunião às 20:30 horas para que ela comece pelo menos meia hora depois.  Deve-se, acima de tudo, respeitar aqueles que sempre chegam no horário.  No horário determinado pela convocação, o Presidente ou a Presidente deve bater o sino e iniciar os trabalhos.  Aqueles que eventualmente chegarem após o início da reunião, devem se acomodar em silêncio e evitar, inclusive, qualquer tipo de cumprimento para não atrapalhar o andamento dos trabalhos.

            Ato 2.º:  O Presidente ou a Presidente abre os trabalhos:  “Invocando a Deus, e pela grandeza do Brasil, declaro aberta esta assembleia ordinária do nosso Lions Clube”.

            Comentário:  Depois da abertura protocolar, será sempre elegante o Presidente ou a Presidente solicitar um minuto de silêncio pela paz mundial e pelo registro de algum acontecimento que, eventualmente, tenha envolvido algum associado ou seus familiares e que mereça a solidariedade do Clube.

            Ato 3.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que os presentes permaneçam em pé (e não de pé), e convida algum Companheiro, Companheira ou Domadora para que proceda a leitura da Invocação a Deus.

            Comentário:  O indicado ou indicada não deve repetir a expressão “Invocação a Deus”.  Esta já foi solicitada pelo Presidente ou pela Presidente.  Está existindo, em nosso meio, uma diversidade muito grande de invocações.  No leonismo, porém, deve ser proferida aquela usual e que foi adotada oficialmente no leonismo brasileiro, aprovada durante a 29.ª Convenção Nacional de Lions Clubes do Brasil, realizada em maio de 1982 na cidade de Balneário Camboriú (SC).  Trata-se de um monólogo de fé, que nos inspira e conduz aos mais elevados ideais do leonismo.  Durante a leitura da Invocação, os presentes devem se manter com postura firme e respeitoso silêncio e, ao final, repetirem “Assim seja”.

            Ato 4.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino, solicita que os presentes permaneçam em pé, e convida todos para entoarem a primeira estrofe e coro do Hino à Bandeira.

            Comentário:  Durante a entoação da primeira estrofe e coro do hino, na forma oficial da letra de Olavo Bilac e música de Francisco Braga, os presentes devem cantar com moderação, com os braços estendidos junto ao corpo (alguns preferem colocar a mão direita postada à altura do coração, o que também é regulamentar), e dentro da maior mobilização possível.  Nota-se, comumente, a falta de respeito de alguns participantes quando da entoação do hino: uns olham para o teto, outros para o chão, alguns para os lados, e tem aqueles que chegam a conversar e, até mesmo, ficam coçando esta ou aquela parte do corpo.  O posicionamento de cada um deve ser firme e respeitoso, sempre olhando diretamente para o pavilhão nacional.

            Ato 5.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que todos ocupem seus lugares.

            Comentário:  Cerca de um minuto é mais que suficiente para que todos se acomodem e se coloquem em posição de participar da assembleia.

            Ato 6.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita ao CL Secretário para fazer a leitura da ata da reunião anterior e das correspondências recebidas durante o período.

            Comentário:  Depois da leitura da ata pelo Secretário, o Presidente ou a Presidente indaga aos participantes se existe alguma correção ou acréscimo a ser feito no documento.  Se houver, solicita que o Secretário registre.  Depois, o Presidente submete à aprovação da assembléia, o texto da ata, inclusive com as retificações ou acréscimos que houver.  Se aprovada, o Presidente ou a Presidente solicita ao Secretário que registre a aprovação, indicando se foi por unanimidade ou maioria.  Na sequência, o Secretário informa sobre as correspondências recebidas no período, registrando em ata uma síntese das mesmas.  Deve-se recordar, sempre, que a ata representa a memória do Clube e, portanto, tudo deve ser registrado.  O Secretário informa, também, sobre o quórum registrado na assembleia.

            Ato 7.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que o CL Tesoureiro faça as comunicações sobre as finanças do Clube e leitura do balancete mensal, se houver, comparando receitas e despesas.

            Comentário:  O Tesoureiro comenta a situação financeira do Clube.  Sempre é bom lembrar que o Tesoureiro não é o “cobrador do Clube”.  Ele deve ser procurado e não procurar os interessados para que cumpram suas obrigações junto à tesouraria.  Todas as movimentações ou pagamentos efetuados pelo Tesoureiro devem ser reportados ao Secretário, através de fotocópias, para que conste da ata dos trabalhos e sejam anexadas ao Informe Mensal de Atividades do Clube.

            Ato 8.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e passa a palavra ao Diretor Social para que este reporte os fatos relacionados com a sua pasta.

            Comentário: O Diretor Social deve anunciar os aniversariantes e datas comemorativas do período, anunciar as programações do Clube e prestar contas dos eventos realizados no período anterior.  Sempre é bom lembrar que os eventos do Clube são programados pela Diretoria, competindo à assembleia aprová-los ou não.  Havendo a presença de convidados ou visitantes na assembleia, compete ao Diretor Social fazer a saudação em nome do Clube.

            Ato 9.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e passa a palavra para o Diretor de Associados a fim de que ele comente as atividades da sua área.

            Comentário:  É importante a atuação do Diretor de Associados na estabilidade do quadro social do Clube.  Ele deve incentivar Companheiros e Companheiras para viabilizar a apresentação de novos associados.  Deve orientar os padrinhos para que dêem acompanhamento leonístico aos novos associados, integrando-os nas atividades do Clube e acompanhando o desenvolvimento de cada um.  Se, durante a assembléia, estiver presente algum candidato a associado já aprovado, o Diretor de Associados deve comandar uma auto apresentação, que deve ser simples e objetiva.

            Ato 10.º:  Na sequência, o Presidente ou a Presidente deve conceder a palavra aos demais diretores do Clube (Diretor de Informática, Diretor de GMT, Diretor de GLT e Diretor do Centenário) para que os mesmos, desejando, usem a palavra para comentar eventuais registros em suas respectivas áreas.

            Comentário:  É importante que esses diretores informem os presentes sobre os fatos que estejam ocorrendo em suas pastas.  Os associados precisam conhecer o que acontece nos bastidores do Clube e se mantenham informados, inclusive para opinarem e dar sugestões.

            Ato 11.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e convida o Companheiro, Companheira ou Domadora previamente convocado para fazer a Instrução Leonística.

            Comentário:  A instrução leonística é a forma de se manter os associados do Clube, independentemente do tempo de afiliação de cada um, atentos e conscientes a respeito da filosofia do movimento leonístico, das leis que o regem, da sua organização e, acima de tudo, da importância do nosso envolvimento com o legado que nos foi deixado por Melvin Jones.  E uma das formas de manter viva essa chama de ideais é incentivar e incrementar a realização de instrução leonística durante as assembleias.  O autor da instrução leonística deve, preferencialmente, traze-la por escrito, para que, ao final, uma cópia seja entregue ao Secretário a fim de constar em ata a ser encaminhada à Governadoria juntamente com o Informe Mensal de Atividades.  O Presidente ou a Presidente, em cada assembleia, deverá convidar algum dos seus membros para fazer a instrução leonística da assembleia seguinte.

            Ato 12.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e declara jaula aberta.

            Comentário:  A jaula aberta é a parte prática da assembleia.  Nesta ocasião, o Presidente ou a Presidente comenta sobre os assuntos que ficaram em pendência e quais as soluções encontradas ou providências tomadas;  propõe, com base em sugestões apresentadas, atividades que poderão ser realizadas;  indica medidas que o Clube deverá tomar junto às autoridades para solução de determinados problemas existentes na comunidade, entre outros.  Todos os assuntos sugeridos ou medidas a serem tomadas devem ser aprovadas pela assembleia.  Durante a jaula aberta, o Presidente ou a Presidente deverá comandar a participação dos membros da assembleia, solicitando que as participações sejam feitas uma a uma, individualmente, a fim de evitar choques de comentários ou discussões que possam tumultuar os trabalhos.  E essa atuação do Presidente ou da Presidente é de relevante importância, pois depende dele cuidar da forma e condução dos assuntos que estiverem sendo discutidos, evitando que a reunião se torne excessivamente burocrática, prolixa e cansativa.  O Presidente ou a Presidente deve se esmerar em descomplicar a assembleia e torná-la mais eficiente e objetiva, ou seja, mais agradável.  Querer mudar o protocolo ou inovar sem medir as consequências é deixar de lado os procedimentos que garantem a grandeza do leonismo.

            Ato 13.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino e solicita que algum Companheiro ou Companheira faça a “Oração pelo Brasil”.

            Comentário:  É uma conclamação cívica de amor ao estudo e ao trabalho e da grandeza da nossa Pátria, que deve ser repetida com fervor pelos participantes da assembleia.

            Ato 14.º:  O Presidente ou a Presidente bate o sino, agradece a presença dos participantes e da sua diretoria nos trabalhos, marca a data e horário da próxima assembleia e solicita uma salva de palmas pelo êxito da reunião e ao Pavilhão Nacional, e da por encerrada a reunião.

            Comentário:  O agradecimento é uma forma elegante do Presidente ou da Presidente encerrar a assembleia.  Deve agradecer todos aqueles que tiveram funções durante a reunião: quem fez a Invocação a Deus, o Secretário, o Tesoureiro, o Diretor Social, o Diretor de Associados, os demais Diretores que participaram, quem fez a instrução leonística, quem fez a Oração pelo Brasil e todos aqueles que tiveram participação ativa durante a jaula aberta.  A confirmação da data da próxima assembleia também é indispensável; para os ausentes, o Presidente ou a Presidente recomenda ao Secretário que os comunique pessoalmente.